Room Buddy (Rolle)

Der Room Buddy sorgt in hybriden Sessions dafür, dass Online-Teilnehmende und zugeschaltete Satelliten nicht passiv „mitlaufen“, sondern aktiv am gemeinsamen Geschehen teilhaben können. Er sichert die Anschlussfähigkeit zwischen dem physischen Raum und der Online-Perspektive und hilft dabei, dass aus einer Session im Raum eine tatsächlich hybride Session wird.

Grundhaltung

Der Room Buddy handelt aus der Perspektive einer Vermittler-Rolle. Er ist die Hauptunterstützung für Sessiongebende im Veranstaltungsraum, denkt die Online-Seite mit, beobachtet mögliche Ausschlüsse und greift unterstützend ein, wenn Wortmeldungen, Fragen oder Probleme sonst untergehen würden. Er ist nicht nur technische Hilfsperson, sondern Ermöglicher von Sichtbarkeit, Hörbarkeit und Beteiligung.

Kernaufgaben vor der Session

rechtzeitig im Raum sein
Technikcheck durchführen:
läuft der Rechner?
funktionieren Beamer oder Display?
sind die richtigen Mikrofone verbunden?
ist die Raumkamera korrekt ausgerichtet?
sind Wurfmikrofone, Lavalier- oder Handmikro einsatzbereit?
sich zusätzlich online in die Session einwählen, um die Online-Perspektive mitprüfen zu können
Headset nutzen, um Rückkopplungen zu vermeiden
eigenes Mikro stumm schalten
sich kurz mit dem Session Owner abstimmen:
Wer übernimmt welche Rolle?
Wie werden Online-Wortmeldungen eingebracht?
Wer reagiert auf Chat, Technikprobleme, Pinning oder Fokus?
In welchen Situationen greift der Room Buddy aktiv ein?

Kernaufgaben zu Beginn der Session

darauf achten, dass die Session technisch sauber startet
Teilnehmende im Raum kurz an wichtige Regeln erinnern, z. B.:
bitte direkt ins Mikrofon sprechen
eigene Mikros stumm schalten, um Rückkopplungen zu vermeiden
gerne Kamera einschalten, auch vor Ort, wenn das Setting es erlaubt
wenn Hilfe nötig ist, Room Buddy ansprechen
prüfen, ob Online-Teilnehmende Ton und Bild gut erhalten

Kernaufgaben während der Session

Online-Wortmeldungen, Chat und Hinweise im Blick behalten
ggf. als Sprachrohr der Online-Teilnehmenden im Raum fungieren
darauf achten, dass vor Ort tatsächlich ins Mikro gesprochen wird
Session Owner bei Bedarf entlasten, insbesondere wenn diese Person fachlich und moderativ stark gebunden ist
bei Bedarf moderativ unterstützen, z. B.:
auf virtuelle Handmeldungen hinweisen
Sichtbarkeit relevanter Personen herstellen
Fokus oder Pinning in Teams unterstützen
auf eine faire Beteiligung zwischen Raum und Online achten
pragmatisch eingreifen, wenn technische oder prozessuale Probleme die Beteiligung behindern

Optionale Zusatzaufgaben

Je nach Setting, Raumgröße und vorhandenen Personen können zusätzliche Aufgaben hinzukommen:

mobile Zusatzkamera oder eingewähltes Smartphone für bessere Sichtbarkeit sprechender Personen
Unterstützung bei der Ergebnissicherung oder der Dokumentation
Erinnerung an Zeitmanagement oder Timer
ggfls. Unterstützung beim Abschluss der Session, z. B. mit 2–3 Takeaways
Hinweise auf die KI Dokumentation, ggfls. eigene Beiträge ins Pad übertragen

Aufgaben nach der Session

Mikrofone prüfen und ggf. laden
Raumtechnik in einen definierten Zustand für die nächste Session bringen
relevante Probleme oder Beobachtungen an die Orga zurückmelden
ggf. Notizen oder Hinweise für die Doku weitergeben

Abgrenzung der Rolle

Der Room Buddy ist nicht für den inhaltlichen Erfolg der Session verantwortlich. Diese Verantwortung liegt in der Rolle der Session Owner und den Teilnehmenden. Der Room Buddy sorgt dafür, dass die Session hybrid tragfähig ist. In der Praxis kann punktuell eine Moderations- und Brückenfunktion übernehmen werden, wenn dies vorher abgestimmt ist oder situativ notwendig wird.